En este artículo de 7 básicos que debes saber sobre Google Drive, voy a enseñarte lo más básico de todo, lo esencial para poder llegar a utilizar todo el potencial de esta magnífica herramienta.

Además, recuerda que este artículo te será de muchísima ayuda si te interesa crear un sitio en Google Sites. Por aquí te dejo el enlace al curso para que aprendas a crear tu sitio de manera gratuita.

Como acceder a Google Drive

Para poder acceder a Google Drive es imprescindible tener una cuenta de Gmail. Por lo que si no tienes una cuenta ve a crearte una. Hay decenas de tutoriales en la red si no sabes cómo hacerlo.

Una vez tengas la cuenta de Gmail ingresa con tu usuario y contraseña. Ve a la dirección drive.google.com o desde tu bandeja de entrada de Gmail en el icono correspondiente que encontrarás en el menú de las nueve bolas.

como acceder a google drive

Una vez dentro de Google Drive te encontrarás con un espacio en la nube de 15 GB.

Como subir archivos a Google Drive

La verdad es muy sencillo, tan solo tienes que arrastrar y soltar dentro de tu Google Drive como lo harías en una carpeta de tu ordenador.

No obstante, si eres de la vieja escuela y te gusta tocar botones, puedes hacerlo directamente en el botón de nuevo. Botón que nos valdrá para otras cosas que veremos después.

como subir archivos a google drive

Por otro lado, si pulsas con tu botón derecho en un espacio en blanco en el centro de tu Google Drive, se te abrirá el mismo menú que al pulsar en nuevo en el que podrás subir archivos.

Como organizar los archivos en carpetas en Google Drive

Como acabamos de ver en el punto anterior, podemos subir carpetas directamente a Google Drive. Pero eso no quita que, en ocasiones, vas a necesitar crear carpetas nuevas. Y no es cuestión de estar creando la carpeta en el escritorio del ordenador para luego subirla al Drive. ¿Cómo lo hacemos?

Pues muy sencillo, le darías al botón de nuevo y crearías la carpeta.

google drive organizar archivos en carpetas

Como crear archivos

Lo primero que debes saber antes de crear un documento de procesador de texto (Word), hoja de cálculo (Excel) o presentación (Power Point), es que estos documentos se autoguardan. ¿Cómo que se autoguardan? Sí, no necesitarás darle a guardar en ningún momento. Cualquier cambio que realices se guardará de manera automática.

Entonces, para crear nuevos documentos solo tendrás que darle al botón de nuevo. Verás los tres documentos que te comentaba antes y son los más usados. Pero si le das al botón de Más accederás a una cantidad de documentos escondidos. Entre ellos están los Formulario o el acceso a Google Sites para que crees tu página web totalmente gratis.

google drive crear documentos

Por cierto, en la web tienes un magnífico curso para aprender a utilizar Google SitesCurso de Google Sites 2018. ¡No te lo pierdas!

Como mover los archivos de lugar

A medida que vas trabajando dentro de Drive, empieza a aparecer la necesidad de mover los documentos. Y, como seguramente ya estas pensando, es tan fácil como arrastrar de un lado a otro. Pero claro, si quieres mover un archivo dentro a una carpeta dentro de otra carpeta (subcarpeta), la cosa parece más complicada.

Pero no, es tan sencillo como seleccionar el archivo (o los archivos), pulsar con botón derecho y Mover a. Y ahí, podrás pulsar sobre las diferentes carpetas para ver sus otras carpetas y colocarlo donde desees. En el videotutorial se ve de forma más clara.

google drive mover archivos de sitio

Como descargar y eliminar archivos

A la hora de eliminar un archivo tan solo tienes que seleccionarlo y darle al botón de suprimir en tu teclado. O en su defecto, botón derecho y quitar.

Google drive quitar un archivo

Los archivos se irán a la papalera de reciclaje, igual que en tu ordenador. Por lo que si quieres recuperar cualquier documento borrado, tan solo tienes que ir a la papelera y restaurarlo.

google drive borrar archivos

Para ello, en el menú de la izquierda, pulsa en la papeleraselecciona el archivo que quieres recuperar. Pulsa el botón derecho de tu ratón y en el menú desplegable podrás elegir entre restaurarloeliminarlo definitivamente.

Como compartir archivos

En Drive se pueden compartir archivos de varias formas. Y debes tener en cuenta que los formularios se comparten de una forma particular. Por lo que paciencia y vamos a ver varias formas de compartir.

PASO1: seleccionar archivo para compartir Share

Para compartir archivos desde Drive hay que seleccionarlos con el ratón. En caso de querer seleccionar varios recuerda que debes pulsar la tecla shift de tu teclado. A continuación pulsa con el botón derecho de tu ratón y se abrirá el menú donde está el icono mencionado.

google drive selección y compartir varios archivos

Cuando estás dentro de un documento como un procesador de texto, por ejemplo, verás que en la parte superior derecha hay un botón de color azul. Su pulsas sobre él se abrirán las opciones de compartir.

PASO2: elegir con quién compartir y seleccionar los permisos

Cuando abres el menú de compartir la primera pantalla que encontrarás es esta. Mi recomendación es la de ir siempre al botón de Avanzado para configurar cómo vas a compartir el archivo.

google drive compartir con otros

Y se te abrirá una nueva ventana en la que vas a poder establecer el modo de compartir el documento:

  1. Público en la web: cualquier usuario podrá encontrar en el documento sin necesidad de iniciar sesión en Drive.
  2. Usuario con enlace: todo usuario que tenga el enlace, ya se lo hayas dado tú o se lo enviara otra persona, podrá acceder.
  3. Determinados usuarios: solo ciertos usuarios podrán acceder al documento
  4. Permisos: aquí puedes elegir si el usuario puede ver, editar o comentar

Recuerda: si compartes con una cuenta de correo que no es de GMAIL, el usuario solo podrá ver el documento, pero no podrá editar o comentar.

Una vez le das a guardar, saldrá esta nueva ventana, donde por ejemplo podrás evitar que los usuarios que tienen acceso al documento lo puedan descargar, imprimir o copiar. Lo mejor es que veas el vídeo que te adjunto.

 

PRÓXIMAMENTE!

 

Así que eso ha sido todo por esta entrada. Recuerda que me ayuda muchísimo cuando compartes mis artículos en tus redes sociales. Por lo que si has aprendido algo con ella, POR FAVOR, comparte!!