Las videollamadas han pasado a formar parte del día a día de docentes, trabajadores y personas en general. La pandemia, junto con la reclusión en casa, ha hecho que estas herramientas se hayan popularizado en todos los sectores de la población.

Ya seas un profesor, una trabajadora por cuenta ajena o tu propio jefe, necesitarás tener organizadas todas esas videoconferencias si quieres ser una persona productiva en tu día a día. Por eso, en el artículo y vídeo de hoy, te voy a mostrar cómo programar una reunión en Google Meet gracias a Google Calendar. Así que vamos a ello.

Lo primero que debo decirte es que lo que vamos a ver ahora se puede usar tanto para cuentas personales de Google como para cuentas Workspace, la antigua Gsuite.

Abrir Google Calendar

Para abrir Google Calendar hay varias opciones, desde hacerlo directamente con su URL, como acceder a Gmail y abrirlo desde su barra lateral o ir al famoso menú de las nueve pelotitas.

Crear un evento

Una vez has accedido a Google Calendar desde cualquiera de las opciones de tu preferencia, debes seleccionar un día para crear un evento. A mi me gusta más abrir directamente Google Calendar desde la URL, por ello verás que las imágenes que te muestre serán un poco diferentes dependiendo de tu opción de elección.

Cuando pulses sobre un día concreto, se te abrirá una  ventana como la siguiente, y en ella deberás cumplimentar una serie de datos.

Rellenar los campos para la videollamada

  • Añade un título y una hora: aquí colocarás el nombre de tu videollamada.
  • Comprobación del día: recuerda revisar que el día selecciona y el mes son los correctos.
  • Añadir una hora: no olvides pulsar sobre el botón y seleccionar la hora. Lo puedes hacer con el selector o directamente escribir la hora.
  • Repetición: en el caso de que la reunión sea algo recurrente, puedes configurar aquí cada cuánto tiempo se va a celebrar la reunión. Esto hará que puedas conservar el mismo enlace para todas las reuniones.
  • Encontrar un hueco: esta opción es muy interesante en el caso de que tengas que mirar si las personas que invites tienen disponibilidad en sus calendarios.
  • Añadir invitados: podrás agregar personas de forma individual, o a grupos que hayas generado en los contactos de Google.

Es importante que sepas que si estás en una cuenta Workspace, puede que el administrador de tu entorno de trabajo no haya permitido que se creen grupos de contactos. Por lo que tendrás que hablar con tu gestor/a de Workspace.

  • Permisos de invitados: mi recomendación es que desactives todas las palomitas si no quieres que nadie, salvo tú, puedas realizar cambios en el evento. Además, si desactivas palomitas y sueles configurar así las reuniones, yo te recomendaría pulsar sobre la opción de Definir como predeterminada que aparece cuando realizas un cambio.
  • Unirse con Google Meet: ese botón azul te permite ir directamente a la reunión. Pero justo debajo puedes encontrar un enlace que te servirá para compartir por correo o cualquier otro medio. Esto hará que no necesites invitar a la gente.

Cuando envías un enlace de reunión, debes ser consciente de que cada persona que entre con ese enlace hará que Google Meet te pida que aceptes su incorporación a la reunión. Así que ten en cuenta que si ese enlace llega a 50 personas, tendrás que pulsar 50 veces un botón de Admitir. Así que puede que no sea la mejor opción de todas.

Además podrás:

  • Añadir una descripción a la reunión.
  • Adjuntar archivos como el orden del día.
  • Seleccionar el calendario en el que quieres que aparezca la reunión.
  • Configurar el rango de minutos en los que te alerte Google Calendar antes de la reunión.
  • Y añadir una notificación o varias por si eres una persona un poco despistada o con mucho ajetreo.

Más opciones

Con el botón de más opciones lo que verás es la misma ventana que antes pero en modo, por decirlo de alguna manera, pantalla completa. La localización de algunas cosas cambia de disposición, pero viene a ser lo mismo.

Personalmente, prefiero configurarlo todo en esta ventana a pantalla completa ya que no me siento tan agobiado con los espacios.

Guardar

En cuanto pulses sobre el botón de guardar te saltará la opción de enviar las invitaciones por correo a las personas que has invitado. Esto ya depende de cómo lo vayas a gestionar. Si al final esto lo vas a poner en una Google Classroom, lo vas a enviar por correo…, pues lo mejor es decirle no enviar. Pero si no vas a realizar ningún paso más, dale a enviar y listo.

 

Si no sabes cómo crear un grupo de usuario en Google Contactos, en este vídeo te enseñamos a cómo hacerlo.

Como has podido ver, programar una videollamada en Google Meet tiene sus pequeños detalles. La primera vez te puede costar un poco hacerte con la información, es normal. Pero la segunda vez que lo hagas verás que es bastante sencillo. Ya sabes, nadie nació caminando y hablando. Con un poquito de práctica todo sale bien.

Si te sirve de ayuda, por aquí te dejo el enlace a la lista de artículos sobre Meet que tenemos en la web. Y, por este otro lado, el enlace a la lista de reproducción de Google Meet en YouTube.

Por mi parte nada más, solo pedirte que si este artículo y el vídeo te han ayudado, lo compartas con tus amigos y compañeros. Eso me ayuda muchísimo y me hace mucha falta.

Espero volverte a ver. ¡Un fuerte abrazo virtual!