Firma en Gmail: cómo crear tu firma profesional

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¿Firma en Gmail?

No ha sido la primera vez que alguien me ha mirado raro al decirle que debería crearse una firma en su correo. En alguna ocasión me he muerto de la risa cuando me han dicho “cómo voy a firmar un correo si la firma no traspasa la pantalla”, y alguna que otra locura. Pero bueno, es algo normal que suceda en gente que no tiene mucha habilidad en esto de la informática. Y no pasa nada, nadie nace aprendido. Pero voy a responder algunas preguntas con la intención de crearte la necesidad de crear tu firma.

¿Por qué usar una firma?

La respuesta más sencilla sería “porque queda muy profesional”, pero evidentemente tiene una serie de implicaciones más serias:

  • Aporta información de contacto como tu teléfono o el de la empresa (fax)
  • El receptor sabe cuál es tu cargo/departamento
  • Conoce el horario en el que atiendes
  • Seriedad y profesionalidad

Algo que debes tener claro es que una firma no está destinada a informar sobre todo. En este caso recurriré a un viejo dicho que dice “menos es más”.

¿Qué no debes incluir en una firma?

Aunque no lo creas, hay gente que usa las firmas de sus correos para añadir mil chuminadas que no aportan nada, y ponen en tela de juicio su profesionalidad. No quiero que entiendas que por tener una firma poco apropiada eso ya dice de ti que no eres un profesional, eso lo debería demostrar tu trabajo. Pero está claro que, en una primera impresión, puede chocar muchísimo ver ciertas cosas como las que te voy a listar.

  • Una firma que parece un testamento por toda la información que se ha añadido
  • Enlaces a recursos personales (facebook, twitter, blog, youtube, etc)*
  • Tus habilidades (soy un magnífico diseñador y un artista con la flauta)
  • Citas escogidas para darle un toque personal
  • Tus logros o medallas
  • Fotos

Estos consejos están destinados a un empleado de una empresa, ya que poner las redes sociales o recursos personales en el correo de la empresa no tienen ningún tipo de sentido. No obstante, si eres autónomo, no estaría de más añadir algunos de estos recursos, pero no todos. Tal vez incluiría la página personal o un enlace a Linkedin, pero poco más.

¿Qué debe contener una firma profesional?

Hay datos que son imprescindibles que estén dentro de una firma, y además la firma debe ser clara y concisa, por lo que aquí van algunos consejos:

  • Nombre y apellidos: es importante dar tu nombre completo en un correo, con ello facilitas a tu cliente el que te llame por tu nombre y, al menos, uno de tus apellidos. Esto da seguridad al cliente y sabe que ese nombre no te incomoda.
  • Nombre de la empresa: puede que haya varios contactos en la lista de tu cliente que tengan un nombre parecido al tuyo. O incluso puede que le hayan facilitado tu correo y no sepa ni que trabajas en una empresa. Al contestarle sabrá que está hablando con un profesional.
  • Tu puesto y/o departamento: vital para que no haya confusiones. No es lo mismo el departamento de cobros que el de quejas.
  • Teléfono y horario: en este caso se puede omitir el horario, pero está claro que poniendo el horario te librarás de algunos correos en los que te digan eso de “no sabía que terminabas a x hora”.
  • Tú correo: aunque te parezca raro poner tu correo en tu firma, debes tener en cuenta que muchas veces los email son reenviados a otros contactos. Esto facilita la tarea de localizar toda tu información.

Ejemplo de firma

Voy a ponerte el ejemplo de una firma de trabajo ficticia.

Como puedes ver es una firma de entre 3 y 5 líneas y que aporta la información necesaria para cualquier contacto. No he puesto direcciones personales, tampoco fotos ni frases celébres y/o filosóficas. Tampoco aparece mi currículum, y ni mucho menos, mis diferentes habilidades. Es una firma sencilla, correcta y con lo imprescindible.

Evidentemente, luego puedes avanzar hacia una firma en HTML con el logotipo de tu empresa o tu marca personal, así como algunos detalles menores que la hagan más atractiva. Pero en un principio, la regla del “menos es más” debería ser la predominante en este caso.

¿Cómo hacer una firma en Gmail?

Después de intentar crear una necesidad en ti, cosa que espero haber conseguido, te voy a enseñar los pasos para crear una firma en Gmail en muy pocos pasos.

  • Entra en tu cuenta de Gmail y dirígete a la rueda dentada. Una vez dentro, en la pestaña General encontrarás un apartado llamado Firma con un recuadro en el que vas a ingresas tus datos en modo texto. Si te fijas, está preseleccionada la opción de sin firma, por lo que debes clicar en el circulito de abajo.

boton-con-firma

  • En ese editor de texto vas a poner los datos que te he recomendado

editor-texto

  • No te olvides que puedes darle un poco más de dinamismo usando enlaces y negrita. No te dediques a cambiar de color cada línea de la firma, a poner subrayados o demás. Sé simple y concreto.
  • Para poner un enlace a una parte del texto de la firma, solo tienes que sombrear el texto y usar el botón de la cadena y pegar la URL o enlace.

direccionconurl

  • Y como último paso, y el más importante, no olvides de darle al botón de guardar cambios al final de la página.

 




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