Filtros en Gmail para organizar el correo y ser más productivo

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La mejor forma de ordenar los correos futuros es crear filtros en Gmail. Con ello vas a ganar mucho tiempo y organizarás tu trabajo de forma más productiva. Pero a todas estas, ¿qué son los filtros de Gmail?

Los filtros son una serie de criterios preestablecidos por los que Gmail se guía para cribar los correos que llegan a tu bandeja de entrada. Con ello consigue organizar los correos en base a tus preferencias, o a su configuración básica o preestablecida. A día de hoy, esta configuración básica de Gmail nos ayuda con un pequeño filtrado de correos que son reorganizados en las fichas de Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros.

¿Por qué debería usar los filtros?

Pues básicamente porque te van a ayudar a filtrar los correos de una manera muy efectiva y acorde a tus preferencias. Veamos algunos ejemplos:

Suscripciones: si eres como yo, estarás suscrtito/a a varios blogs sobre educación o tecnología. Estos correos acaban llenando la bandeja de entrada principal y se mezclan con otros, y ello dificulta el acceso a otros correos que son “más importantes.

Si te fijas bien, estos correos suelen tener una característica común, y es que suelen incluir la opción de “darme de baja”, “desuscríbirse” u opciones similares. Si creas un filtro con contiene las palabras “darme de baja” + “desuscribirse” filtrarás todos los correos relativos a suscripciones.

Registros: otra de las cosas a las que estoy más que acostumbrado es a registrarme en mil páginas web para poder hacer los videotutoriales de Educatutos. Como comprenderás, tener organizados todos estos correos en los que figuran la contraseña y el nombre de usuario es complicado. Pero si creas un filtro que contenga las palabras “user” y/o “password tendrás gran parte del trabajo solucionado.

Estos son tan solo dos de los ejemplos útiles que pueden llevarte a tomar la decisión de crear filtros en Gmail, pero estoy seguro de que le encontrarás muchísimos más. Así que ahora toca explicarte cómo crear filtros.

¿Cómo crear  filtros en Gmail?

Tienes varias opciones, entre ellas la que venimos usando desde el primer artículo de dirigirte a la rueda dentada, configuración y luego ir a la ficha de filtros. Pero tienes una opción mucho más sencilla, y es la flecha hacia abajo de la búsqueda en Gmail.

filtro-gmail-01-flecha-hacia-abajo

Al darle clic a la flecha, se abrirá una nueva ventana con diversas opciones.

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Estas opciones las rellenarás en función de tus necesidades, pero voy a explicártelas brevemente.

  • De: en esta opción puedes poner varios correos de origen, la dirección que te envía el correo.
  • Para: el destinatario y destinatarios del correo
  • Asunto: puedes ingresar un asunto en particular (diseño del logo, alquiler de coche, etc.)
  • Contiene las palabras: como viste en uno de los ejemplos anteriores, vale para añadir una o más palabras que suelen ser comunes a un mismo tipo de correo.
  • No contiene: por si con las palabras anteriores no basta y tal vez haya que filtrar un poco más y evitar algunas palabras en este filtro y suelen ser antagónicas (compra o venta).

El resto de opciones es bastante intuitiva. No obstante, si tienes alguna duda la puedes dejar en comentarios.

Creando filtros en Gmail

Crear un filtro es bastante sencillo, en este caso voy a crear un filtro para una dirección de correo en concreto y así poder añadirle una etiqueta que lo identifique.

  • Lo primero es dirigirse a la flecha hacia abajo de la búsqueda de Gmail
  • En la nueva ventana que aparecen las opciones, yo la rellenaré de la siguiente forma:
  • Le aplico o creo la etiqueta “joshborras”
  • Hago clic en el hipervínculo “crear un filtro con estos criterios de búsqueda”.

Ventana de opciones:

  • Omitir recibidos (Archivarlo): es la mejor opción para aquellos correos que no necesitas ver en la bandeja de entrada, pero que tampoco quieres borrar. Por ejemplo, el registro en Twitter viene acompañado de un correo de verificación de la cuenta. Probablemente no quieras recibir novedades de Twitter, y más su usas el truco que te dejaré al final de este artículo.
  • Marcar como leído: con esto conseguirás que el correo deje de tener la etiqueta de “nuevo” y se suele usar para los correos que no necesitas atender.
  • Destacar: le pondrá una estrella al correo para destacarlo sobre el resto.
  • Aplicar etiqueta: con esta opción vas a conseguir ponerle una etiqueta a todos los correos que quieras y organizarlos por esa palabra clave.
  • Reenviar: puede que te interese reenviar ciertos correos a otra persona o compañeros de trabajo.
  • Eliminar: el correo va a ir directamente a la papelera, no se borrará definitivamente, eso sí.
  • No enviar nunca a Spam:
  • No/Marcar siempre como importante: desactivará/activará el icono de importante en ese correo.
  • Clasificar como: lo puedes asociar a cualquiera de las categorías que te proporciona Gmail.

Con estos pasos ya tendrías creado un filtro para un correo en concreto y asociado a una etiqueta. Con este filtro tendrías organizados todos los correos de esa persona/empresa. Así que ahora solo queda que pruebes el resto de opciones y te hagas experto/a en el uso de filtros.

¿Cómo limpiar tu bandeja de Spam o Correo no deseado?

Estoy seguro de que esto te parecerá una auténtica utopía en un mundo en el que recibir decenas de correo basura es el pan nuestro de cada día. Pero hay una característica que nos ofrece Gmail que no es casi usada o conocida por los usuarios y que te será muy útil junto a los filtros de correo. Si yo te dijera que puedes usar tu misma cuenta para registrarte en foros, redes sociales, aplicaciones on line y no facilitar tu verdadero correo a estas empresas ¿me creerías? Pues si no me crees, deberías empezar a hacerlo, porque te voy a enseñar el mejor truco contra el SPAM.

registro en instagramLa mayor fuente de SPAM en mi cuenta de correo, es que la uso para casi todo, desde el trabajo en Educatutos y Joshborras.com, como para registrarme en decenas de páginas y probar aplicaciones que luego te traigo en forma de artículo, reseña y/o videotutorial. Y eso acaba con una bandeja de entrada llena de correos que no me interesan para nada. Por ello, utilizando el siguiente truco que te voy a enseñar, tanto tú como yo vamos a ser más felices a partir de ahora. ¡Manos a la obra!

Lo primero que debes saber es que puedes usar tu cuenta de correo seguida de un “+palabra”. Sería algo así como “tunombre+twitter@gmail.com” para tu registro en Twitter, o “tunombre+apponline@gmail.com” para los registros en esas aplicaciones que puedes usar online. Si con esto te creas un filtro, como te he enseñado antes (contenga “+instagram), te vas a ganar un cachito de cielo.

Llamada a la acción

Como siempre, si tienes alguna duda la puedes dejar en los comentarios. Te invito a que te pases por el canal de YouTube y veas el videotutorial y te suscribas.

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Por mi parte nada más, gracias por visitar la web y espero verte en el futuro.

¡Que pases un buen día!




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